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系统以文件数据的日常存储、查询、贷款、返还、防盗等具体工作开始，对文件流通的所有部分进行数据收集，同时在系统中构建教字机柜，实现对档案内数福的综合可视查询管理，并对档案资料的擅自提取、非法查询、保管逾期、档案环境异常等提供语音声音警报、图像，此外，该系统还能与文件管理系统、智能集聚带系统、温湿度控制系统、监控系统、安全报警系统、消防系统等子系统无缝对接，实现文件业务处理和管理的数字化、自动化、智能化和效率。